「あ〜、会議終わったぁ」
『今日の会議も長かったなぁ』
「・・・・」
『・・・・』
「で、今日の会議で何が決まったの？」
『ん・・・・？』
「「・・・・・・」」
こんな会議ありません？うちだけ？？ どうも、スコプラです。
どうも会議って好きになれない。会議の進め方、時間、ペースなど会社によって様々だと思います。
でも無駄な会議多くないですか？
私は決して会議がいらないとは思っていません。むしろ会議は当然に必要だと思っています。会議にも色々な種類があるでしょうが大前提としては会社としての「意思決定」です。
その他「進捗状況の確認」「情報共有」「建設的なディスカッション」「担当責任者の決定」等でしょうか。
これらは多数の従業員が働く会社という組織には無くてはならない業務です。会社の方針や方向性が周知されないままそれぞれが勝手な判断で進んでいくとそれはもはや単なる「烏合の衆」で会社という「組織」ではありません。例え社長と従業員1人しかいない会社であっても会議は必要だと思っていますよ。
私が言いたいのは会議は必要だけど無駄な会議は一切必要ないってこと。百害あって一利なし(キッパリ)
無駄な会議ってどんな会議？
会議することが目的の会議
忙しい時間の中、会議だからと仕事を中断して長～～い会議の後、結局何がどうなったの？ってことありますよね。
これこそ「会議することが目的の会議」です。
会議室で長い時間を使ってあーだこーだ話したもののな～んにも決まってない。会議をしたことで満足してるんです。
これこそ無駄会議！
じゃぁ会議することが目的の会議ってどんな会議？
会社としての方針を決められない
「現状ではAとBがありますが、ここはAでいくべきだと思います」
『でもAはムニャムニャ・・Cでもいいんじゃない？』
「でもCだとホニャララです」
『ん～・・・・・・』
「ん？・・・・寝てる？」
決定権の順序は基本的に会社の役職の順序で降りてきます。社長、副社長、専務、常務、部長、課長、係長といったところでしょうか。(※会社によりますからね)
プロジェクトを進めていくうえで正解がない問題にぶつかることが多々あります。そんな時に会社としてどうするのかという方針をハッキリ出してもらえればその方向で動くのですが、とにかく決まらない。
私のような平社員には誰が決めてもいいんです。とにかく会社としてどうするって方針を決めてもらわないと取引先から怒られるのは私のような末端の営業マンなんですから(怒)
最終的には「もう少し検討します」で次回の会議までそのままです(泣)
期限の設定がない
通常、会社では様々なプロジェクトが同時進行している場合が多く、その進捗状況の報告とそれに伴い多くのことをその都度その都度決定していかないといけないですよね。
「検討します」
「ちょっと時間をください」
「こちらで対応します」
「・・・・・いつまでに？」
これを決めないと多くの場合次回の会議でも同じ内容が議題に上がります。ってゆうか前回もこの話してるし！もはや「やるやる詐欺」です。
人間弱いもので期限の決まってないものはどうしても後回しになってしまいます。だって他に期限の決まってる仕事がたくさんあるから^^;
逆に言えば期限さえ決めてしまえば多少無理なことでも人間何とかしてしまうんです(笑)それが正解ではなくても間違いなく前には進んでいきます。
会議ではないですが、とある取引先の社長から、いかにしても進まなかったプロジェクトの期限を強引に迫られたことによって今までは何だったのかというくらいその後スルスルと進んでいったことがあります。
その後その社長から期限を決めりゃ何とかなるし何とかするんだよとニヤニヤしてました(あれは演技だったのか^^;)
担当責任者を決めない
「ではこの件についてはこうしましょう」
「ついては○○を準備する必要がありますね」
「ではこの段取りで行きましょう。次の議題に入ります・・・」
「・・・・・誰が？」
うん、やらなければいけないことは分かったよ。で、誰がそれをするの？^^;
そこまで決めてもらわないとみんな忙しいので結局なかなか進みません。信じられないかもしれませんがこんな会議も実際にあるんです^^;
そしてこの議題も次回会議まで持ち越します(笑)
議題が多すぎる
コレも決めなきゃ、アレの決めなきゃってのが多すぎて何も決まらないパターンです。
議題が多いのはいいんです。色々決めなきゃいけないことがあるでしょう。ひとつの議題にかける時間が短いのもいいんです。いや、長いよりは短い方がいい。だらだら時間ばかりかかる会議より100倍いい。
ただ、結論を出してくれ！結論を出してくれないといくら短時間でもそれならやらない方が1000倍マシ！！
出席者の多くに関係がない話が多い
A「あーだこーだ」
B『こーだあーだ』
A「ではこれは○○？」
B『いや、△△です』
A「◇◇はどう？」
「・・・・二人でやれや！」
私がいた会社では全国の地方事務所をネットで繋げるネット会議が多かったんですが、そんなのそっちだけの会議でやってくれってことがほんとに多かった。
俺達何を見せられてんの？俺達いらなくね？もうネット切っちゃう？ねぇ切っちゃう？？
１人あたり自給換算で２千円だとしても１０人で１時間２万円、２０人なら４万円ですよ？役職ついてる人はもっとお高いんでしょ？？
Time is moneyですよ！！
おわりに
もう一度言いますけど共通の意識を持つことは組織として必要です。そのためには会議も必要です。
必要ないのは「無駄な会議」です。だって無駄ですもん。
ただ会議を進行するのも難しいんですよね^^;
特に決定事項を確実に決定していくためには決定権を持つ上層部を巻き込まなければいけません。
たった一言
「いつまでにします？」
「誰が担当します？」
「で、最終的にどうします？」
の一言で今まで無駄だと思ってた憂鬱な会議が有意義な会議にガラッと変わります。
時間は有意義に使わないと勿体ないですよ。
